Menu
Volda informatiespecialisten
Volda informatiespecialisten

Gegevens automatisch verversen met de Power BI Exact Online connector.

In de afgelopen maanden hebben al veel organisaties onze Power BI connector voor Exact Online ontdekt. Met deze connector kan eenvoudig alle data uit Exact Online geladen worden in Power BI om zo zelf dashboards te ontwikkelen op de eigen data.

Ook gebruiken veel organisaties ondertussen PowerBI.com. De dashboards kunnen dan eenvoudig gedeeld worden met collega’s via de browser en smartphones.
Een dashboard moet natuurlijk up-to-date zijn, daarom kan de data ververst worden in Power BI Desktop en opnieuw gepubliceerd worden. Echter sinds de laatste update van zowel onze connector als Power BI kan dit nu geautomatiseerd worden. De dashboards worden dus eenmalig gepubliceerd en data kan vervolgens automatisch (bijvoorbeeld dagelijks) bijgewerkt worden. Dit werkt via de Power BI Gateway en in deze blog wordt de installatie en configuratie uitgelegd.

1. Download de laatste versie (minimaal oktober 2018) van de Power BI Gateway in de Power Bi portal:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Installeer deze gateway het liefst op een pc of server die altijd aanstaat zodat het verversen bijvoorbeeld ’s nachts kan plaatsvinden.

3. in dit geval kiezen we voor de personal mode, deze is eenvoudig te configureren. In een meer complexe situatie kan de normale/enterprise versie een betere oplossing zijn.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Kies voor ‘Volgende’ en installeer de gateway. Aan het einde van de installatie kan er ingelogd worden met uw inloggegevens van Power BI.

5. Kies voor Connectors nadat de installatie voltooid is, zet ‘aangepaste gegevensconnectoren’ aan, en kies een directory waar de laatste versie van de Volda Power BI Exact Online Connector staan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Ga vervolgens naar de portal van Power BI en klik op de … naast de gegevensset en kies voor ‘PLANNING VERNIEUWEN’

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Kies bij de gateway verbinding voor de Persoonlijke Gateway en kies bij Gegevensbronreferenties voor ‘referenties bewerken’. U kunt nu inloggen met uw Exact Online inloggegevens.

8. Bij ‘Geplande vernieuwing’ kan een schema voor vernieuwing van de gegevens ingesteld worden. Ook is het mogelijk om nogmaals op de … bij de gegevensset te klikken en te kiezen voor ‘Nu Vernieuwen’.

9. Op dit moment is de Gegevensset ingesteld voor geplande vernieuwing en zullen uw rappporten en dashboards automatisch bijgewerkt worden in Power BI.

Iedere situatie en omgeving is anders, daarom kunnen schermen of omstandigheden anders zijn dan in deze blog beschreven. We raden u daarom aan om altijd met uw IT afdeling in overleg te gaan. Op deze pagina is meer achtergrond informatie te vinden over de gateway.

Download hier de Power BI Exact Online Connector: http://www.volda.nl/#section-power-bi-exact-online-connector

Configuratie handleiding Power BI Exact Online Connector

Configuratie beschrijving van de Volda Power BI Exact Online connector.

  1. Start Power BI desktop en ga naar Bestand-Opties en Instellingen – Opties en zorg dat ‘aangepaste gegevensconnectoren’ aangevinkt staat: LET OP: maakt u gebruik van een Power BI desktop versie oktober 2018 of later dan is deze instelling niet nodig!

cid:image001.png@01D39A89.87000980

2. Maakt u gebruik van de update van juli 2018 of daarna? Stel dan ook het volgende in:

3. Sluit Power BI desktop voor de zekerheid.

4 .Nu zijn er 2 mogelijkheden:

  • a. Starten met een lege omgeving om zelf vanaf nul te beginnen (ga naar punt 5)
  • b. Het openen van ons ‘Financieel demo dashboard’ om een vliegende start te maken met financiële gegevens uit Exact Online (ga naar punt 10)

 

5. Start Power BI Desktop en kies voor: Gegevens ophalen -> Meer…

6. Zoek op Volda en kies voor ‘Verbinding maken’

7. Geef het Divisienummer op van de desbetreffende administratie. Dit divisienummer kan als volgt gevonden worden:

Login in Exact Online

Ga links boven naar de administratienaam en klik op het pijltje naar beneden, vervolgens kiezen voor ‘alle opties’

cid:image001.png@01D3D59D.CFB936C0

Ga vervolgens met de muis over de code van de administratie en onderstaande URL zal als het goed is in de browser verschijnen. Het gaat om het laatste nummer dus na  ‘_Division=’. In onderstaand voorbeeld: 1541386

cid:image002.png@01D3D59D.CFB936C0

8. Klik op aanmelden en log in met het Exact Online account en kies voor verbinden, de eerste keer zal er ook een melding komen om de ‘Volda Power BI Exact Online Connector’ APP rechten te geven op de administratie. Deze rechten kunt u later handmatig weer intrekken in Exact Online.

9. Selecteer de benodigde API’s/tabellen:

10. Maak gebruik van het ‘Financieel demo dashboard’, dubbelklik op het bestand ‘Financieel demo dashboard’. Er verschijnt automatisch een invoerscherm met de mogelijkheid om het divisienummer in te geven. Bij punt 9 staat hoe dat te achterhalen.

Vervolgens zal het dashboard automatisch vullen. Op de eerste pagina van het dashboard kunt u meer informatie vinden over het gebruik van het dashboard.

 

Analyseer uw data uit Exact Online met Power BI.

Zelf analyseren uit Exact Online met Power BI?

 

update 5 juni 2018. Dank voor alle aanmeldingen, de testperiode is gesloten, zeer binnenkort verschijnt de demo online!

Dat kan met de Volda Power BI Exact Online Connector!

Elke dag helpen wij onze klanten met het verzamelen en presenteren van stuurinformatie. Dat doen we de afgelopen jaren vooral met Power BI van Microsoft. Dus toen wij in 2016 overstapten op Exact Online wilden we ook graag die data kunnen inladen. Dat bleek nog flink lastig!

Power BI ondersteund een flink aantal dataplatformen maar helaas geld dat niet voor Exact Online. Gelukkig is sinds mei 2017 mogelijk om zelf een connector te maken voor Power BI. Met behulp van BureauBor hebben we een connector voor Exact Online ontwikkeld en zijn we nu in staat om onze eigen administratie te ontsluiten in een mooi dashboard.

Exact Online API’S

Om aan de slag te gaan met de data uit Exact Online moet er gebruik gemaakt worden van API’s, die door Exact beschikbaar worden gesteld. Exact heeft alle beschikbaar API’s gedocumenteerd: https://start.exactonline.nl/docs/HlpRestAPIResources.aspx?SourceAction=10

In totaal zijn er ongeveer 300 API’s beschikbaar verdeeld over diverse gebieden zoals Financial, HRM, CRM, Project enz.. Niet iedere organisatie gebruikt alle onderdelen van Exact Online. Ook is het belangrijk om te weten dat er Exact beperkingen oplegt aan de hoeveelheid data die per dag opgehaald kan worden. Daarom is het verstandig om alleen die API’s te laden in Power BI die u echt nodig heeft voor uw rapportages/dashboards/analyses.

Met onze connector kunnen de API’s eenvoudig geselecteerd en geladen worden als tabellen in Power BI.

Het gebruik van de Volda Power BI Exact Online Connector

Het gebruik van de connector in Power BI bestaat uit een aantal fasen:

Fase 1. Het selecteren van de benodigde API’s in Power BI d.m.v. onze connector. De benodigde data wordt dan in Power BI geladen en is zichtbaar in de vorm van tabellen

Fase 2: Het maken van een datamodel met deze tabellen in Power BI.

Fase 3: Op basis van dit model kunnen er rapportages en dashboards gemaakt worden.

Uiteindelijk willen we een product maken waarbij Fase 1,2 en 3 gecombineerd worden. Bijvoorbeeld een selectie van financiële API’s met een Winst/Verlies dashboard in Power BI.

We zijn op zoek!

Op dit moment zijn we op zoek naar mensen die onze connector willen testen op een eigen administratie. U krijgt de beschikking over een volledig functionele connector die u daarna gratis mag blijven gebruiken. In ruil daarvoor vragen we u om uw ervaringen met ons te delen.

We zijn op zoek naar het volgende profiel:

  • Enige kennis van Power BI of bereid om daar op eigen initiatief daar kennis van op te doen. (b.v. via een online training)
  • Een duidelijk beeld welke data ontsloten moet worden uit Exact Online.
  • Bereid zijn om zelf te bepalen welke Exact API’s nodig zijn om deze data te laden in Power BI

Wat krijgt u daarvoor terug:

  • Een volledige werkende connector in Power BI
  • Alle vrijheid om met uw Exact Online data te werken
  • U maakt gebruik van DE data-analyse tool van dit moment: Power BI!

Heeft u interesse om de connector te testen? Stuur een mail naar info@volda.nl en we nemen contact met u op!

Bent u meer geïnteresseerd in een compleet product met standaard dashboards? Laat het ons weten via info@volda.nl en geef aan in welk soort dashboard u geïnteresseerd bent!

Kijk in het filmpje hieronder hoe Fase 1 t/m 3 wordt doorlopen; van het selecteren van data uit Exact Online naar een omzet-dashboard in 3 minuten!

 

Het Power BI 3FM dashboard

Direct naar het dashboard:  Power BI 3FM

Bij Volda zijn we al lange tijd enthousiast over Power BI en hebben al veel organisaties mogen helpen met de implementatie. Maar ook met publieke data kunnen we mooie dashboards maken. Ik werd geïnspireerd door de top 2000 in Power BI (door Jeroen ter Heerdt) en deze post: het meest gedraaide nummer op studio brussel . Op basis hiervan ben ik aan de slag gegaan met een dataset van 3FM, het publieke pop-station van Nederland. Via de site 3fmfan.nl heb ik alle gedraaide platen van 2016 en 2017 tot en met oktober gedownload en ingelezen in Power BI. Deze dataset bestaat uit 3 kolommen:

Welke analyses kunnen we maken in Power BI met behulp van deze 3 kolommen? Nou dat zijn er nogal wat.

Zo zien we op de eerste pagina dat Coldplay in 2016 een veel gedraaide band is, maar dat niet alleen, ook met het meeste aantal verschillende nummers (50!!) maar liefst. Door met de rechtermuis op het bolletje van Coldplay te klikken en te kiezen voor ‘drillthrough’ naar artiest info kunnen we nog veel meer data van Coldplay bekijken:

 

En daar ontdekken we bijvoorbeeld dat het nummer ‘Up & UP’ het meest op vrijdag werd gedraaid in 2016:

In 2016 valt Twenty One Pilots ook op, het meest gedraaid met slechts 12 verschillende nummers. In 2017 is Ed Sheeran dan weer de uitschieter.  Ook van deze artiesten kan extra info opgevraagd worden via de ‘drillthrough’.

Verder is er een pagina gemaakt van de top-nummers en top-artiesten in een bepaalde periode die zelf te selecteren is en geeft inzicht in het verloop van deze nummers.

De pagina ‘gemiddeld aantal keer gedraaid’ geeft inzicht in het aantal platen per uur, maand en datum. Zo wordt op de maandag de meeste muziek gedraaid, met als hoogtepunt tussen 11:00 en 12:00.

Op de pagina ‘analyse aantal keer gedraaid’ zien we dat over de gehele periode 8 nummers meer dan 500 keer gedraaid zijn:

Op de pagina ‘analyseer een artiest’ is het mogelijk om zelf een artiest in het filter te zoeken en zo de resultaten te bekijken. Zo valt op bijvoorbeeld direct op dat Metallica vooral ‘s nachts wordt gedraaid:

Kortom, heel veel analyses uit een dataset van maar 3 kolommen!

Het dashboard is hier te vinden: Power BI 3FM

Alle pagina’s zijn volledig interactief!

Veel plezier met het analyseren van de data en mochten er vragen zijn, mail me gerust: w.vonk@volda.nl

Wilfred Vonk

Disclaimer 1: 3fmfan website: Let op: Dit systeem is niet 100% nauwkeurig. Platen die niet uit de computer komen worden niet gemeten, evenals platen die worden gedraaid tijdens locatie-uitzendingen (zoals 3VOOR12Radio Live, That’s Live en speciale evenementen).

Disclaimer 2: Er zitten wat hiaten in de data, bijvoorbeeld vanaf 24 juni tot 8 juli 2016 zijn er geen registraties, de website wordt dan ook niet beheerd door 3FM zelf.

 

Power BI Online Demo

Na in de vorige blog Power BI Desktop besproken te hebben gaan we nu dieper in op het bewerken en opschonen van de data en het delen van dashboards met collega’s. Ook  nu proberen we de hoeveelheid tekst tot een minimum te beperken en hebben we weer een demo-film gemaakt van de mogelijkheden.

Vaak is het nodig om de data op te schonen voordat deze daadwerkelijk gebruikt kan worden in rapportages. Bijvoorbeeld het hernoemen van de kolommen maar ook het opschonen van de data zelf. Daarbij kan gedacht worden aan het verwijderen van spaties, voorloopnullen of lege regels. In ons voorbeeld bevat de Regio kolom alle provincienamen met daarachter de toevoeging (PV) van provincie. In de demo laten we zien hoe dit eenvoudig verwijdert kan worden en de rest van de data in tact blijft.

Zodra een rapport of dashboard interessante informatie bevat wil de maker dit wellicht graag delen met collega’s.  Dit kan natuurlijk door het delen van het Power BI Desktop bestand. Maar nog eenvoudiger is het om het rapport te publiceren via www.powerbi.com. In dat geval dient er eerst een (gratis) account aangemaakt te worden. Vervolgens kan het rapport via een browser opgevraagd worden. Het rapport is net zo interactief en het kan ook in de browser aangepast worden. Er kunnen dashboards gemaakt worden over meerdere rapporten en deze kunnen weer gedeeld worden met collega’s.

In onderstaande demo-film worden bovenstaande stappen uitgelegd. Daarbij maken we weer gebruik van de dataset van het CBS zoals in de vorige blog. Het eindresultaat vind u daaronder, een interactief rapport.

Rapport in volledig scherm
Disclaimer: zowel de CBS link als Power BI Desktop kunnen wijzigen. Wij proberen deze blog up to date te houden, maar mocht u toch op onvolkomenheden stuiten; neem dan gerust contact met ons op via info@volda.nl

Power BI Desktop demo

In de vorige blog hebben we een korte introductie gedaan van Power BI. In deze blog gaan we verder in op Power BI Desktop. Met Power BI Desktop hebt u de beschikking over een krachtig en speciaal programma voor het ontwerpen van rapporten . Aan de hand van de gegevenssets kunt u geavanceerde rapporten en visualisaties maken. En als u klaar bent, kunt u het resultaat heel gemakkelijk publiceren naar de Power BI-service.

Het programma is gratis beschikbaar via https://powerbi.microsoft.com/en-us/desktop  en laat zich eenvoudig installeren. Vervolgens kunnen de volgende stappen doorlopen worden:

1. Kies voor ‘Gegevens ophalen’ en maak een verbinding met tal van data bronnen; dit kunnen lokale bestanden zijn, databases maar ook webpagina’s

gegevens ophalen

2. Kies voor ‘Laden’ of bewerk de data eerst met de query editor.

3. Maak een interactief rapport met de zojuist geladen data en ontdek de krachtige visualisaties.

In onderstaand filmpje wordt gebruikt gemaakt van data van het CBS. Hier is bewust voor gekozen omdat deze data voor iedereen beschikbaar is. We hebben gekozen voor de dataset ‘Reizigerskilometers‘; In deze tabel vindt u informatie over het totaal aantal gereisde kilometers door de Nederlandse bevolking op Nederlands grondgebied, uitgesplitst naar vervoerwijze. Met Power BI Desktop kunnen we rechtstreeks een verbinding maken met deze dataset.

De slogan van Microsoft is: ‘5 minutes tot WOW’ in onderstaande video doen we dit in slechts 2 minuten. Dat gaat wellicht wat snel en daarom kunt u het Power BI Desktop demo bestand hier downloaden om dit rustig te bekijken. In de volgende blog bespreken we hoe we deze rapportages kunnen delen via de Power BI online service.

Disclaimer: zowel de CBS link als Power BI Desktop kunnen wijzigen. Wij proberen deze blog up to date te houden, maar mocht u toch op onvolkomenheden stuiten; neem dan gerust contact met ons op via info@volda.nl

 

Power BI: een introductie

Power BI logo

Sinds 2013 levert Microsoft een zogeheten Self Service BI oplossing; Power BI. Met behulp van Excel en Office 365 kan men zelf eenvoudig data analyseren en grafische rapporten en dashboards maken. Hiervoor heeft Microsoft een aantal invoegtoepassingen in Excel gemaakt.

In juli 2015 is de laatste versie van Power BI beschikbaar gesteld. Daarmee is Microsoft helemaal van de integratie met Excel en Office 365 afgestapt. Belangrijkste reden hiervoor is dat het in veel organisaties niet mogelijk is om eenvoudig over te stappen naar de nieuwste Office versie.

De huidige versie van Power BI bestaat in feite uit 2 componenten:

  1. Power BI Desktop: een Windows applicatie
  2. Powerbi.com: een online cloud oplossing

Met Power BI Desktop bent u zelf in staat om data te laden uit databases, lokale bestanden of websites. Deze data kunt u vervolgens eenvoudig interactief analyseren met behulp van visualisaties. Met een minimaal aantal muisklikken is het eerste dashboard gereed.

Wilt u het rapport delen met collega’s? Publiceer het dan op powerbi.com, nodig collega’s uit en deel zo eenvoudig uw rapporten en dashboards.

Klink dit al goed? Dan is er nog beter nieuws; veel van deze functionaliteit is nog gratis ook!  Dat geld in ieder geval voor Power BI Desktop. Ook het publiceren van deze dashboards is gratis! Voor het bijwerken van lokale databronnen of het beveiligd delen van rapporten is een pro licentie nodig. De prijs hiervan is op dit moment € 8,40 per gebruiker per maand.

Ervaar het zelf, ga naar www.powerbi.com, vul uw email adres in en ga aan de slag! Wilt u meer weten of heeft u vragen? Volda heeft ondertussen 2 jaar praktijkervaring met Power BI, dus neem gerust contact met ons op.

Power BI kenteken GIF demo

 

 

PDF’s direct openen Reporting Services


Met ons datawarehouse ZIEM laden we vaak data uit financiële systemen. Daarbij is vaak inzicht van belang in de ingaande en uitgaande middelen. In de meeste gevallen betreffen dit in-  en verkoopfacturen. Deze facturen worden vaak in de database opgeslagen als PDF bestanden welke gekoppeld zijn aan de financiële boeking.

Wanneer er op ingezoomd kan worden om de detail gegevens is het vaak wenselijk om deze PDF’s direct te kunnen tonen bij de boeking. In samenwerking met  BureauBor heeft Volda software ontwikkeld om deze PDF rechtstreeks te openen in Reporting Services, de rapportage tool van Microsoft. Zo kunnen boekingen direct gerelateerd worden aan facturen.

Meer weten? Neem contact op met Volda.

SSRS PDF